طرق إدارة منتجات تنظيف المكاتب والاحتفاظ بمخزون منها
يعد الحفاظ على مكان عمل نظيف وصحي أمرًا مهمًا لنجاح أي عمل تجاري. فهو لا يعزز صحة الموظفين ورفاهيتهم فحسب، بل إنه يحسن الإنتاجية ويعزز الروح المعنوية أيضًا.
ومع ذلك، فإن الحفاظ على مكان عملك أنيقًا ونظيفًا يتطلب أكثر من مجرد اتباع القائمة المرجعية لتنظيف المكاتب. على سبيل المثال، تضمن إدارة منتجات تنظيف المكاتب والاحتفاظ بمخزون منها إمكانية وصول الجميع إلى الإمدادات الضرورية.
يمكن أن تصبح إدارة منتجات تنظيف المكاتب والحفاظ على مخزونٍ منها مهمة تسهل إدارتها باستخدام نظام فعال. في هذه المقالة، سنرشدك خلال خطوات العملية بأكملها حتى تتمكن من إدارة مستلزمات التنظيف ومخزونها مثل المحترفين!
يمكنك إنشاء بيئة عمل تعزز الصحة والإنتاجية والنجاح من خلال تنفيذ الخطوات الموضحة في هذه المقالة.
تحديد الوصول إلى منتجات التنظيف
في حين أن غرف المستلزمات المفتوحة رائعة من الناحية النظرية، إلا أنها غالبًا ما تكون ممارسة سيئة لأنها لا تحدد أنواع أو أعداد المستلزمات التي يمكن لموظفي التنظيف أخذها.
ثمة ثلاثة طرق لتحديد الوصول. أولاً، قم بتعيين شخص من الإدارة أو فريق الإدارة كحارس لغرفة المستلزمات. إذا كان الموظفون بحاجة إلى منتجات التنظيف، فيجب عليهم المرور عبر ذلك الحارس للحصول عليها.
ثانيًا، يمكنك تقييد الوصول إلى مجموعة محددة من أفراد فريق العمل، أو في حالات معينة، من الموظفين. تتمثل إحدى الطرق الجيدة للقيام بذلك في تثبيت لوحة مفاتيح مزودة بشفرة للدخول أو وضع قفل على غرفة توريد منتجات التنظيف.
وأخيرًا، يوصى أيضًا بالاحتفاظ بسجل غرفة المستلزمات لموظفي التنظيف. على سبيل المثال، سيقوم الموظفون بتدوين مستلزمات التنظيف التي يأخذونها، وكم عددها، ومتى يأخذونها في كل مرة يغادرون فيها غرفة المستلزمات.
تنظيم المنتجات الموجودة بالفعل لديك
يحين وقت تنظيم غرفة المستلزمات بعد أن يكون قد تم تحديد الوصول إلى متنجات تنظيف المكاتب. قم بتجميع منتجات التنظيف المماثلة (السائل المطهر ومنظف الأرضيات متعدد الاستخدام) معًا، والمواد الأكثر استخدامًا (سبراي التعقيم وسائل معقم اليدين ووضعها على الرفوف عند مستوى العين، ووضع منتجات التنظيف الأقل شيوعًا في الاستخدام بالأعلى.
إذا كان لديك غرفة مستلزمات أكبر، فعلّق قائمة توضح أماكن العثور على المستلزمات المختلفة. إن تنظيم غرفة المستلزمات لديك بهذه الطريقة سيجعل الحفاظ على المخزون أسهل بكثير.
**احصل على حماية شاملة لموظفيك وزملائك في العمل من الجراثيم والبكتيريا المسببة للأمراض مع حماية موثوقة 100% تقدمها مجموعة مجموعة حماية المكاتب من ديتول برو سوليوشنز .**
استهلك ما لديك أولًا ثم اشترِ المزيد
امنع الإفراط في الطلب من خلال تشجيع الموظفين على استخدام ما لديهم بالفعل في المكتب قبل البدء في الأخذ من المستلزمات الجديدة. ويساعد هذا أيضًا المكاتب على تقليل البصمة الكربونية الناتجة عن ذلك، بل ويمكنك أيضًا مساعدة الكوكب.
**يساعد أيضًا شراء منتجات تنظيف المكاتب بكميات كبيرة الشركات في الحصول على أفضل قيمة مقابل المال وضمان توافرها بشكل مستمر.**
اتبع الاستراتيجيات المناسبة عند إعادة طلب المستلزمات
يقدم معظم موردي منتجات تنظيف الشركات التجارية والمكاتب خصومات على المشتريات بالجملة. للحصول على أقصى استفادة من ميزانية التنظيف في مكان عملك، يُنصح بشدة باللجوء إلى الموردين مثل ديتول برو سوليوشنز التي تسمح لك بتقديم طلبات شراء إضافية بخصومات كبيرة.
حدد الأوقات التي سينخفض فيها استهلاك مكتبك لمستلزمات التنظيف من خلال تتبع منتجات التنظيف الأكثر استخدامًا والوقت المستغرق لاستلامها عبر الشحن. إنه علم دقيق سيؤتي ثماره على المدى الطويل.
بالإضافة إلى ذلك، احرص على ترسيخ عملية أوتوماتيكية لإعادة طلب الشراء سواء مع طلبات الشراء بعضها أو كلها وذلك لضمان شحن المستلزمات في الوقت المناسب وكي تذكر تقديم الطلبات مع الشركات التي تورد تلك المستلزمات لك.
احتفظ بسجل للمخزون
يعد الاحتفاظ بسجل المخزون أفضل طريقة للتأكد من أنك تعرف دائمًا عدد منتجات أو مستلزمات التنظيف المتوفرة لديك في المكتب. يمكنك إنشاء قائمة رئيسية بمستلزمات التنظيف، أو نقلها إلى جدول البيانات، أو استخدام برنامج إدارة المخزون.
يعد تحديث سجل المخزون الخاص بك بانتظام أمرًا ضروريًا ليصبح سجلًا فعالاً. من المهم إجراء عمليات فحص المخزون بشكل دوري ومراجعة السجل الخاص بك وفقًا لذلك حتى تتأكد من بقائك على علم بأي نقص في المستلزمات.
القاعدة الأساسية الجيدة هي أن يكون لديك دائمًا ما يكفي من منتجات تنظيف المكاتب للحفاظ على تشغيل مكان عملك لمدة أسبوع واحد.
أفكار نهائية
قد يؤدي نفاد مستلزمات تنظيف المكاتب إلى انتشار أمراض مختلفة في جميع أنحاء المبنى المكتبي، مما يساهم في زيادة عدد الإجازات المرضية، ويؤدي في النهاية إلى توقف العمل دون داعٍ.
تعد إدارة منتجات تنظيف المكاتب بفعالية، والحفاظ على المخزون، وشراء مستلزمات التنظيف بكميات كبيرة من الطرق الجيدة لضمان بقاء مكان عملك نظيفًا وصحيًا ويحتوي دائمًا على ما تحتاجه.
أسئلة متكررة
ما هي بعض منتجات تنظيف المكاتب الأساسية؟
تشتمل منتجات تنظيف المكاتب الأساسية على سبراي مطهر، ومنظف متعدد الاستخدام، ومنظف زجاج، ومناشف ورقية، ومناديل الأسطح، ومنظف مراحيض، وأكياس القمامة.
ما الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند إدارة منتجات تنظيف المكاتب؟
تشتمل الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند إدارة منتجات تنظيف المكاتب على المخزون الزائد أو نقص المخزون، واستخدام منتجات منتهية الصلاحية أو غير فعالة، وعدم وضع علامات تصنيف وتسمية على مستلزمات التنظيف وتنظيمها بشكل صحيح.
ما هي الخطوات الخمس لإدارة مخزون فعّال؟
يتضمن نظام المخزون الفعال الخطوات التالية:
- التخطيط
- التنفيذ
- القياس
- التقييم
- تحسين النظام